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qprimeProdotti: QPrime

Una suite di componenti interconnesi per la gestione della tua realtà complessa

Constatiamo quotidianamente che gli Studi Professionali hanno maturato un bisogno di innovazione organizzativa e tecnologica spesso conseguente alla loro crescita dimensionale o all’incalzante competitività del mercato. Gli Studi che si sono dotati di un software controllo di gestione hanno soddisfatto la loro necessità di razionalizzare i processi gestionali attraverso risparmio di tempo, riduzione dei costi e delle inefficienze. Contemporaneamente hanno migliorato i loro processi organizzativi aumentando la certezza di rispettare i tempi di esecuzione, le scadenze, la puntualità di fatturazione e di incasso.

Con QPrime, proponiamo inoltre una soluzione organizzativa realmente personalizzabile sulla base delle specifiche esigenze, introducendo un sistema di controllo di gestione ed innovando gradualmente le abitudini di lavoro.
QPrime è stato creato anche per migliorare l’office automation di un gruppo di lavoro integrando funzionalità spesso suddivise in di molti software.
QPrime integra al suo interno un server di posta, un fax server e un SMS server in grado di gestire in completa autonomia tutta la messaggistica aziendale (invio ricezione e-mail, Fax ed SMS, gestione Agenda, gestione Posta Elettronica, Pianificazione agenda).
Pensato per aziende e professionisti in”movimento” permette inoltre la sincronizzazione di agenda e dati su palmari e smart phone.
L’interfaccia WEB garantisce l’accesso al proprio ufficio da qualsiasi parte del mondo.

QPrime è un progetto che si alimenta da sempre con le osservazioni dei nostri clienti è quindi in continua naturale evoluzione. Quanto sopra descritto rappresenta l’attuale struttura, che riteniamo una valida base di partenza, ma rimaniamo disponibili a valutare le personalizzazioni che l’azienda cliente ritiene necessarie per adattare la suite QPrime alla sua specifica realtà. Le eventuali personalizzazioni dovranno tuttavia rispettare i canoni di efficienza ed efficacia che sin dal principio hanno caratterizzato il progetto QPrime. Siamo certi che date le elevate performance e risparmi di tempo ottenibili con QPrime dalle Vostre risorse umane, che sono sì il capitale più prezioso, ma anche il più costoso della Vostra azienda, valuterete i valori economici della nostra offerta non come un costo ma come il più azzeccato dei Vostri investimenti !

Modulo Base

L’anagrafica e l’agenda vengono definite “relazionali” in quanto le informazioni ad esse riferibili inserite in qualsiasi contesto dell’applicativo vi vengono automaticamente connesse. Il planning di gruppo consente di verificare agevolmente “a colpo d’occhio” i carichi di lavoro e di pianificare il futuro confrontando anche più agende simultaneamente oltre a delineare la disponibilità di risorse aziendali quali sale riunioni, auto, pc portatili ecc. ecc. La messaggistica interna qualifica l’interscambio di informazioni in modo agile immediato ma sempre relazionato al cliente/commessa/agenda gestendo contemporaneamente esigenze di comunicazione ed organizzative. La gestione delle pratiche/commesse, unite al dettaglio delle attività a loro volta correlate ai costi sostenuti ed ai ricavi conseguiti, consente di creare gli ambiti operativi ove svolgere le attività quotidiane ottemperando anche alla necessità di un completo controllo sulla gestione aziendale.
  • Gestione Anagrafica Relazionale
  • Agenda Personale Relazionale
  • Agenda Planning di Gruppo e Agenda Risorse
  • Gestione Messaggi Interni
  • Gestione Pratiche/Commesse
  • Gestione Attività da svolgere/Attività svolte
  • Gestione Costi/Ricavi

Modulo Office

Modulo costituito da librerie che simulano il comportamentoi di Word ed Excel.
Il vantaggio consiste nel fatto che QPrime controlla direttamente questi oggetti, riuscendo a controllare qualsiasi evento finchè li si sta usando. Altra cosa non poco importante, non hanno costi di licenza.

Modulo Sedi Remote

Questo modulo risponde all’esigenza di far comunicare le diverse sedi aziendali attraverso l’automazione di sincronizzazione a cicli predefinibili. Attraverso un collegamento intranet aziendale questa funzionalità riallinea periodicamente uno o più database remoti con il principale soggiacendo, se previsto, alle regole dettate dal modulo gestione gruppi condividendo quindi solo ciò che si desidera far condividere.

Modulo Gestione Documentale

QPrime permette una completa ed evoluta gestione del database documentale dell’azienda, relazionandolo ai soggetti presenti in anagrafica e alle loro pratiche/commesse. Tutto questo al fine di ottenere una rintracciabilità certa ed immediata, unita alla identificazione di chi e quando ha gestito i documenti. E’ presente nel sistema la possibilità di usare i formulari, tipici per documenti aziendali standard con compilazione automatizzata dei campi variabili attinti dall’anagrafica. Questa funzione unita alle tipiche funzioni di CRM sull’anagrafica consente di inviare in modo automatico comunicazioni massive ma personalizzate a liste di clienti o potenziali scegliendo anche se inviarle tramite Fax o allegato E-mail.
  • Gestione documenti Office (Word/Excel)
  • Gestione Formulario Aziendale
  • Gestione liste di distribuzione
  • Archiviazione documenti/file esterni

Modulo Settori Operativi

Questo modulo consente di suddividere l’anagrafica in differenti gruppi rendendo visibili a gruppi di utenti QPrime solo le anagrafiche loro riferite.E’ anche possibile suddividere il livello delle pratiche/commesse e/o dei documenti lasciando comune a tutti i gruppi di utenti la condivisione dell’intera anagrafica e della comunicazione (messaggi, e-mail, fax) ma assegnando ad ogni gruppo solo le pratiche/commesse o i documenti di loro pertinenza.Questa funzionalità incrementa le performance di privacy contribuendo a semplificare la gestione.

Modulo Valorizzazione/Fatturazione

Il modulo di valorizzazione/fatturazione consente di trasformare la rilevazione delle attività in valori economici confrontando da un lato i costi sostenuti con i valori di ricavo desiderati, e analizzando poi quanto sia stato possibile far accettare al cliente. La rappresentazione grafica altamente personalizzabile consente di adottare i form grafici tipici delle proprie fatture e di rappresentare il tutto attraverso anteprime grafiche e stampe laser anche a colori. Gli automatismi consentono di archiviare le pratiche/commesse concluse e fatturate storicizzando anche tutti i collegamenti a documenti e comunicazioni riferiti alla pratica/commessa, e contemporaneamente alimentando il modulo Analisi e Statistiche. Gli elevati meccanismi di automazione di questo modulo possono generare consistenti risparmi di tempo per chi si occupa usualmente di rappresentare i valori al cliente.
  • Valorizzazione delle attività di pratica/commessa
  • Fatturazione
  • Gestione Note Spese
  • Gestione Fatture d’acconto
  • Gestione Fatturazione Multipla

Modulo Telefonia

Questo modulo consente all’azienda dotata di idonea centrale telefonica in grado di supportare il protocollo di comunicazione TAPI 1.2 e successivi di intercettare automaticamente le telefonate ed i tempi trascorsi al telefono.Al giungere di una telefonata al proprio numero di interno QPrime aprirà automaticamente l’anagrafica cliente corrispondente (se il numero è censito nel database) e al sollevamento della cornetta farà partire il timer per la rendicontazione del tempo.Al termine di ogni conversazione, semplicemente agganciando la cornetta, QPrime aprirà automaticamente la maschera per il caricamento dell’attività, e nel caso di chiamata da parte di un numero censito nel database QPrime saranno già compilati: I campi del soggetto anagrafico corrispondente, l’utente chiamato, il tempo trascorso al telefono, il tipo di attività “conversazione telefonica”. L’utente QPrime dovrà solamente, se desidera, dettagliare nella descrizione i tratti salienti della conversazione telefonica, ed eventualmente la pratica/commessa di pertinenza, contribuendo ad alimentare i successivi accadimenti che compongono lo sviluppo della stessa.
  • Registrazione automatica telefonate effettuate
  • Registrazione automatica telefonate ricevute
  • Rendicontazione automatica attività da telefonata

Modulo Scanner

Questo Modulo permette la scannerizzazione, la protocollazione e archiviazione in QPrime di qualsiasi documento esterno

Modulo Revisione Contabile

La revisione contabile è il procedimento mediante il quale il revisore raccoglie informazioni al fine di poter esprimere il proprio giudizio professionale sull'attendibilità del bilancio in esame Tutto questo permette di fornire una ragionevole sicurezza che il bilancio nel suo complesso non contenga errori significativi. Le Fasi:

  • Conoscenza dell’azienda

    • Comprensione dell’attività svolta dall’azienda
    • Comprensione del settore in cui opera l’azienda
    • Comprensione dell’organizzazione dell’azienda
    • Analisi preliminare dell’ultimo bilancio disponibile
    • Analisi preliminare del sistema di controllo interno

  • Valutazione del sistema di controllo interno

    • Analisi del ciclo vendite
    • Analisi del ciclo acquisti
    • Analisi della dinamica del magazzino
    • Analisi dei cicli amministrativi
    • Analisi degli altri cicli aziendali
    • Analisi del funzionamento dell’EDP

  • Valutazione del sistema di controllo interno

    • Programmazione dell’attività
    • Predisposizione del programma di revisione (triennale)
    • Individuazione delle modalità di determinazione del campione rappresentativo (per singole voci di bilancio)
    • Individuazione degli elementi probatori che dovranno essere acquisiti per ogni posta contabile oggetto di verifica

  • Revisione del bilancio

    • Verifica dell’esistenza, della corretta valutazione e della corretta esposizione delle diverse poste contabili
    • Predisposizione della documentazione probatoria dell’attività di revisione svolta (carte di lavoro – ad uso pluriennale e ad uso corrente)

Modulo Antiriciclaggio

Dato il Decreto 3 febbraio 2006, n. 141 Regolamento in materia di obblighi di identificazione, conservazione delle informazioni a fini antiriciclaggio.... G.U. n. 82 del 7- 4-2006, s.o. n.86

  • Obblighi Di Identificazione

  • Il libero professionista identifica ogni cliente al momento in cui inizia la prestazione professionale a favore di questo, qualora la prestazione professionale fornita abbia ad oggetto mezzi di pagamento, beni o utilita' di valore superiore a Euro 12.500. L'obbligo scatta anche in presenza di operazioni frazionate. L'identificazione può essere effettuata dal libero professionista anche attraverso propri collaboratori. L'identificazione del cliente deve essere effettuata in presenza del cliente, tranne i casi in cui non è prevista come necessaria, tra i quali la precedente identificazione effettuata dal libero professionista in relazione ad altra attivita' professionale (V. art. 4 del regolamento).

  • Obblighi Di Conservazione

  • Il libero professionista riporta a propria cura nell'archivio dedicato alla raccolta e conservazione di informazioni a fini antiriciclaggio i dati relativi al cliente entro 30 giorni dall'identificazione del cliente. Per i dati riguardanti la a descrizione sintetica della tipologia di prestazione professionale fornita e il valore dell'oggetto della prestazione professionale, se conosciuto, il termine decorre dalla data dell'avvenuta esecuzione della prestazione professionale. L'archivio è unico. Nel caso di svolgimento dell'attivita' professionale in forma associata ovvero societaria e' consentito tenere un unico archivio per tutto lo studio professionale. In tal caso, e' necessaria l'individuazione nell'archivio, per ogni cliente, del libero professionista responsabile degli adempimenti concernenti gli obblighi di identificazione e conservazione. E' fatta salva, comunque, la facolta' per ogni componente l'associazione o la societa' i formare un proprio archivio. In relazione agli obblighi di identificazione e conservazione dei dati relativi alla clientela i liberi professionisti devono rilasciare ai clienti informativa idonea ad assolvere agli obblighi previsti dall'articolo 13 del codice in materia di protezione dei dati personali.

  • Segnalazione Di Operazioni Sospette

  • I liberi professionisti hanno l'obbligo di segnalare all'UIC ogni operazione che per caratteristiche, entita', natura, o per qualsivoglia altra circostanza conosciuta a ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacita' economica e dell'attivita' svolta dal soggetto cui e' riferita, induca a ritenere, in base agli elementi a sua disposizione, che il danaro, i beni o le utilita' oggetto delle operazioni medesime possano provenire dai delitti previsti dagli articoli 648-bis e 648-ter del codice penale. Le segnalazioni devono essere effettuate senza ritardo, ove possibile prima del compimento dell'operazione, appena il professionista sia venuto a conoscenza degli elementi che fanno sospettare la provenienza del denaro, beni e utilita' da un delitto non colposo. Ai fini dell'assolvimento dell'obbligo di segnalazione delle operazioni sospette, i liberi professionisti adoperano le informazioni in proprio possesso, acquisite nell'ambito dell'attivita' professionale prestata, e nell'individuazione delle operazioni sospette devono prendere in considerazione in particolare i criteri contenuti nelle disposizioni applicative dell'UIC. Gli obblighi di segnalazione di operazioni sospette non si applicano per le informazioni ricevute dal cliente o ottenute riguardo allo stesso nel corso dell'esame della posizione giuridica del cliente o dell'espletamento dei compiti di difesa o di rappresentanza del medesimo in un procedimento giudiziario o in relazione a tale procedimento, compresa la consulenza sull'eventualita' di intentare o evitare un procedimento, ove tali informazioni siano ricevute o ottenute prima, durante o dopo il procedimento stesso.

QPrime QService

Poter disporre in un unico strumento oltre che della messaggistica interna e della rendicontazione automatica delle telefonate, presenti in altri moduli QPrime, anche di tutte le comunicazioni in ingresso e uscita verso il mondo esterno quali E-mail, Sms e Fax permette di realizzare elevatissimi livelli di efficienza nel gestire la globalità delle comunicazioni aziendali. Il modulo permette inoltre di gestire le revisioni dei documenti e la creazione dei documenti definitivi in PDF automaticamente partendo da documenti Word/Excel.

La contestuale presenza nella pratica/commessa di tutte le comunicazioni ad essa inerenti sia ricevute che inviate, attuali o storiche, oltre ad organizzare concretamente le comunicazioni, certifica tutti gli accadimenti che accompagnano lo sviluppo della pratica/commessa.

  • Server integrato proprietario di Posta elettronica
  • Server integrato proprietario di Fax
  • Server integrato proprietario di Messaggi SMS
  • Generatore di files PDF e revisioni dei documenti
N.B. Questo modulo necessita di specifiche hardware per la sezione:
  • Fax : dispositivo modem/fax installato sul server
  • Sms : telefono cellulare Nokia collegato al server

Live

Con questo modulo, si può dare un accesso Web ai singoli Clienti, che potranno così disporre di informazioni, documenti o quant’altro pubblicati dallo studio/azienda per loro.
I singoli Clienti riceveranno user e password per un accesso sicuro.

QPrime Web/Mobile

Questo modulo,(*) consente all’utente QPrime di effettuare le più indispensabili operazioni effettuabili dalla propria postazione fissa in ufficio anche se sta accedendo da un semplice browser web, ovunque egli si trovi nel mondo.Nel dettaglio, sono presenti tutte le funzionalità previste per l’accesso tramite il modulo di gestione Smartphone con una superiore possibilità di visualizzazione.

  • Gestione anagrafica
  • Gestione pratica/commessa
  • Gestione documenti
  • Gestione messaggistica interna
  • Gestione messaggistica esterna (E-mail Fax SMS)
  • Gestione Agenda Appuntamenti e Impegni
  • Evasione Appuntamenti e Impegni con co-generazione Attività
  • Generazione Attività
  • Generazione Spese di trasferta
(*) Con i soli limiti imposti dalla visualizzazione e connessione del browser internet.
N.B. Utilizzo del modulo Web presuppone un altro server con le seguenti caratteristiche :
Sistema operativo server : Windows 2000 server(sp4) o superiore, Internet Information Server e un IP pubblico. E’ consigliato di interporre un Firewall.